בשנים האחרונות שרשראות האספקה הפכו לפחות צפויות. זמני ייצור משתנים, נתיבי שילוח מושפעים מאירועים גיאופוליטיים, וספקים רבים דורשים התחייבויות מוקדמות יותר מבעבר.
במציאות הזו, יותר ויותר חברות בוחרות להקדים הזמנות כדי להבטיח רציפות אספקה. אולם לצד היתרונות, הקדמת רכש יוצרת אתגר משמעותי: הגדלת ההון החוזר והעמסת לחץ על התזרים.
השאלה אינה האם להקדים הזמנות – אלא כיצד לעשות זאת בצורה חכמה.
למה חברות מקדימות כיום הזמנות?
הקדמת רכש אינה נובעת רק מחשש לעיכובים. במקרים רבים מדובר בהחלטה עסקית שנועדה להבטיח המשכיות פעילות.
בין הסיבות הנפוצות:
- זמני ייצור ושילוח ארוכים או לא יציבים
- מחסור צפוי בחומרי גלם
- רצון להבטיח מקום בקו הייצור של הספק
- ביקושים עונתיים
- שינוי בתנאי התשלום של הספק
- אפשרות לקבל מחירים טובים יותר בהזמנה מוקדמת
- צורך לשמור על רציפות ייצור ואספקה ללקוחות
לעיתים, העלות של מחסור גבוהה משמעותית מהעלות של החזקת מלאי נוסף.
מהו מלאי קריטי?
לא כל פריט במלאי חשוב באותה מידה.
מלאי קריטי הוא מלאי שהיעדרו עלול לגרום לפגיעה ממשית בפעילות העסק, למשל:
- חומר גלם שמשבית קו ייצור
- רכיב שאין לו חלופה זמינה
- מוצר הנדרש לעמידה בהתחייבויות ללקוחות
- ציוד רפואי או בטיחותי
- חלקי חילוף קריטיים
- מוצר עונתי שהגעתו באיחור מבטלת את ערכו
- פריטים בעלי זמני אספקה ארוכים במיוחד
הצעד הראשון הוא להבחין בין מלאי רגיל לבין מלאי קריטי ולהגדיר מדיניות שונה לכל אחד.
העלות האמיתית של מחסור במלאי
חברות רבות מחשבות היטב את עלות אחזקת המלאי, אך לא תמיד מעריכות את מחירו של מחסור.
מחסור עלול לגרום ל:
- אובדן מכירות
- פגיעה בשירות ללקוחות
- קנסות על איחורים
- עצירת ייצור
- רכישות דחופות במחירים גבוהים
- מעבר להובלה אווירית יקרה
- פגיעה במוניטין
- אובדן לקוחות
כאשר בוחנים את העלויות הכוללות, מתברר שלעיתים החזקת מלאי נוסף היא דווקא ההחלטה הכלכלית יותר.
האתגר: פער המימון גדל
כאשר מקדימים הזמנה, גם התשלום לספק מוקדם יותר, אך ההכנסה מהמכירה אינה מגיעה מוקדם יותר.
בדרך כלל החברה משלמת:
- מקדמה עם ביצוע ההזמנה
- יתרה לפני המשלוח
- הובלה, ביטוח ומסים
- שחרור מהמכס ואחסון
רק לאחר מכן הסחורה נמכרת ולעיתים אף נגבית באשראי מהלקוחות.
ככל שההזמנה מוקדמת יותר, כך גדל הפער בין התשלום לספק לבין התקבול מהלקוח.
5 דרכים להקדים הזמנות בלי לפגוע בתזרים
- לזהות אילו פריטים באמת קריטיים
לא כל מוצר מצדיק הקדמת הזמנה.
כדאי לבחון:
- חשיבות לפעילות
- זמני אספקה
- זמינות חלופות
- רווחיות
- סיכון להתיישנות
- עלות המחסור
- לחשב את מחזור המזומן המלא
לפני שמקדימים רכש, חשוב להבין כמה זמן יעבור מהרגע שהכסף יוצא ועד שהוא חוזר.
יש להביא בחשבון:
- ייצור
- שילוח
- מכס
- אחסון
- מכירה
- תנאי אשראי ללקוחות
כך ניתן להתאים את פתרון המימון למחזור העסקה.
- להתאים את ההזמנות לקצב המכירות
הקדמת רכש אינה מחייבת הזמנה גדולה במיוחד.
לעיתים נכון יותר:
- לפצל הזמנות
- לבצע משלוחים מדורגים
- להזמין מלאי בסיס בלבד
- להשתמש בתחזיות ביקוש מעודכנות
המטרה היא לשמור על זמינות בלי ליצור מלאי עודף.
- לנהל משא ומתן עם הספק
כאשר מתחייבים מוקדם יותר, ניתן לעיתים לקבל תנאים טובים יותר, כגון:
- הנחה בגין תשלום מוקדם
- שמירת מחיר לתקופה
- שריון קיבולת ייצור
- פיצול מועדי תשלום
- אחסון אצל הספק
- משלוחים הדרגתיים
- להשתמש בפתרון מימון ייעודי
אחת הטעויות הנפוצות היא לממן את היבוא מאותה מסגרת בנקאית המשמשת את הפעילות השוטפת.
פתרון מימון ייעודי יכול לאפשר:
- תשלום לספק במועד
- הקדמת הזמנות
- שמירה על מסגרת הבנק
- התאמת המימון למחזור העסקה
- מימון מלאי ביטחון ומלאי עונתי
אילו פתרונות מימון יכולים להתאים?
בהתאם לצורכי העסק ניתן לשלב:
- מימון הזמנות רכש
- מימון מקדמות לספקים
- מימון לפני שילוח
- מימון מלאי
- מסגרת יבוא מתחדשת
- מימון מלאי ביטחון
המטרה היא להתאים את המימון ללוח הזמנים של העסקה – ולא להפך.
איך יודעים אם כדאי להקדים הזמנה?
לפני קבלת ההחלטה מומלץ לשאול:
- מה הנזק במקרה של מחסור?
- האם קיימים ספקים חלופיים?
- כמה זמן באמת נמשך האספקה?
- האם ניתן לקבל הנחה מהספק?
- מהי עלות המימון?
- האם ניתן לפצל את ההזמנה?
- האם קיימת הזמנה מלקוח או ביקוש צפוי?
לא תמיד נכון להזמין יותר – אבל לעיתים נכון להזמין מוקדם יותר.
שיתוף פעולה בין רכש, כספים ותפעול
הקדמת הזמנות אינה החלטה של מחלקת הרכש בלבד.
ניהול נכון מחייב שיתוף פעולה בין:
- רכש
- שרשרת אספקה
- כספים
- מכירות
- תפעול
- הנהלה
כאשר כל הגורמים עובדים יחד, ניתן לבנות מדיניות מלאי שמגינה גם על רציפות האספקה וגם על התזרים.
הקדמת הזמנות לספקים יכולה להפוך ליתרון תחרותי משמעותי כאשר היא מתבצעת בצורה מחושבת.
המטרה אינה להגדיל מלאי ללא הבחנה, אלא לזהות את הפריטים הקריטיים, להבין את מחזור המזומן ולהתאים פתרון מימון שמאפשר לשמור על רציפות אספקה מבלי לפגוע בנזילות.
בעולם של אי-ודאות, החברות המצליחות הן אלה שיודעות לא רק מה להזמין, אלא גם מתי להזמין ואיך לממן את ההחלטה.
כיצד ARBELIS מסייעת?
ARBELIS מלווה יבואנים וחברות מסחריות בבניית פתרונות מימון המותאמים למחזור הרכש, לתנאי הספקים ולרמות המלאי הנדרשות.
באמצעות מימון להזמנות, מקדמות ומלאי, ניתן להבטיח רציפות אספקה, לשמור על כוח הקנייה מול הספקים ולהמשיך לצמוח גם בתקופות של אי-ודאות.
